Upphandling är faktiskt ett komplext område som kräver detaljerad kunskap om lagar och regler, samt en god förståelse för den marknad man upphandlar från.
Professionella upphandlare är ofta högt utbildade och erfarna, men de arbetar under strikta regelverk som kan begränsa deras handlingsutrymme. Bristande förståelse för dessa processer och den utmaning som upphandlare står inför när de ska balansera rättvisa, effektivitet och laglighet i sina beslut är inte alltid synligt eller lätt att förstå för allmänheten, vilket kan leda till missförstånd och felaktig kritik.
Säkerställ tillräckligt effektiv konkurrens
Ett utmärkt sätt för att undvika dessa problem är att inleda med en marknadsundersökning för att förstå leverantörsmarknadens kapacitet och intresse. Om marknadsundersökningen visar att få leverantörer kan möta kraven, kan det vara nödvändigt att justera dessa för att öka intresset och möjligheten till konkurrens. Genom att dra nytta av denna typ av förhandsdialog med potentiella leverantörer får man feedback på krav och kan i ett tidigt skede identifiera orealistiska eller onödigt komplexa krav som kan vara avskräckande.
Det är viktigt att granska kravspecifikationerna för att säkerställa att de inte är överdrivet restriktiva eller skräddarsydda för en specifik leverantör, vilket kan begränsa konkurrensen. Kraven ska vara rimliga och proportionerliga till det som faktiskt behövs. Förklara tydligt processen, kraven och utvärderingskriterierna. Detta kan bidra till att minska missförstånd och öka leverantörernas förtroende för processen
Se till att kommunikationen kring upphandlingen är tydlig och transparent. Kontrollera att utvärderingsprocessen är rättvis och objektiv. Det kan vara lämpligt att revidera utvärderingsmetoderna om det visar sig att de är för strikta eller inte adekvat reflekterar de värden som upphandlingen syftar till att maximera.
Antalet anbudssökande
Antalet anbudssökande som bjuds in att delta i dialog (förhandlingarna) ska med hänsyn till upphandlingens omfattning och art vara tillräckligt stort för att säkerställa verklig konkurrens. I konkurrenspräglad dialog ska minst tre (3) leverantörer bjudas in att delta, om inte antalet lämpliga leverantörer är färre. Om antalet lämpliga leverantörer är färre än tre, får den upphandlande enheten fortsätta med de leverantörer som uppfyller lämplighetskraven. De leverantörer som godkänns som anbudsgivare ska väljas utifrån de minimikrav på lämplighet och de bedömningsgrunder som anges i upphandlingsannonsen.
Dialog med endast en leverantör
Det kan vara problematiskt om en konkurrenspräglad dialog i en offentlig upphandling leder till att endast en enda leverantör är involverad i den slutliga dialogfasen.När endast en leverantör är involverad i dialogen kommer man även endast ha ett slutanbud att ta ställning till vilket ökar sannolikheten för att det kan leda till mindre fördelaktiga villkor för den upphandlande enheten.
En av de grundläggande principerna i offentlig upphandling är att främja konkurrens. Det säkerställer att offentliga medel används effektivt genom att få fram de bästa möjliga villkoren beträffande pris, kvalitet och innovation. Med flera leverantörer som bidrar med sina idéer och lösningar under den konkurrenspräglade dialogen, är chansen större att innovativa och högkvalitativa lösningar kommer fram. En begränsning till en leverantör kan minska denna potential.
Om processen begränsas till en enda leverantör ökar risken för partiskhet i urvalet. Det kan uppstå frågor om varför just denna leverantör valdes och om processen verkligen var öppen och rättvis. En hälsosam marknad karaktäriseras ofta av flera aktiva deltagare som stimulerar till innovation och håller priserna konkurrenskraftiga. En upphandling som endast engagerar en leverantör kan på lång sikt bidra till en mindre dynamisk marknad.
Därför är det viktigt att undvika situationer där en enda leverantör står i centrum för slutanbud utan giltiga skäl och är centralt för att upprätthålla förtroendet för offentlig upphandling. Om möjligt bör det eftersträvas att det efter dialogen kan lämnas minst två acceptabla anbud. Utgångspunkten för anbuden kan vara från en föredragen lösning eller så är det möjligt att acceptera anbud som baseras på olika tekniska, finansiella eller rättsliga lösningar. Om det verkar som att upphandlingen inte kommer att leda till ett tillfredsställande konkurrens kan det vara klokt att avbryta den aktuella upphandlingen och starta om processen med reviderade krav och förbättrad kommunikation.
Om alla andra leverantörer har dragit sig ur en upphandlingsprocess, eller om det blivit tydligt att de inte kan möta kraven som ställs av den upphandlande enheten, kan det tyda på flera möjliga problem i upphandlingsprocessen eller i utformningen av upphandlingsdokumenten.
Först bör den upphandlande enheten fundera på varför andra leverantörer har hoppat av eller inte kunnat möta behoven. Detta kan inkludera att se över om kraven är för omfattande eller specifika, vilket lett till att endast en leverantör kvarstår vilket potentiellt kan betyda att man begränsat konkurrensen.
Om det är möjligt och lämpligt, överväg att justera kraven för att göra dem mer inkluderande och möjliggöra för fler leverantörer att delta. Detta kan innebära att man förenklar specifikationerna eller tar bort onödigt begränsande kriterier.
I det här läget är det rådigt att göra en ny marknadsanalys för att förstå om det finns fler potentiella leverantörer som skulle kunna vara intresserade och kapabla att delta om upphandlingen justeras eller omarbetas i någon form.
Om det verkar osannolikt att en rättvis och konkurrenskraftig process kan garanteras, kan det vara klokt att annullera upphandlingen och eventuellt starta en ny process med reviderade krav och förbättrade ansträngningar för att locka fler leverantörer.
Om däremot den upphandlande enheten beslutar sig för att fortsätta med den enda leverantören, bör de noggrant dokumentera beslutsprocessen och de skäl som ligger till grund för beslutet, för att säkerställa att allt är väl underbyggt och transparent. Kontrollera att fortsatt ensam dialog med en leverantör är i linje med både interna policyer och gällande lagstiftning om offentlig upphandling. Det kan vara lämpligt att konsultera med juridisk expertis för att säkerställa att allt går rätt till.
Genom att noggrant följa dessa steg kan den upphandlande enheten hantera situationen på ett sätt som upprätthåller integriteten i upphandlingsprocessen och säkerställer att offentliga medel används på ett effektivt och rättvist sätt.
För den som vill lära sig mer om konkurrenspräglad dialog kan titta på följande video ”Konkurrenspräglad dialog – vad gäller?” från e-Avrop AB (Antirio AB).
